A、歸檔文件材料按件裝訂。原則上每份文件為一件。文件正本與定稿為一件；正件與附件為一件；報表、名冊、圖冊等，一冊（本）為一件；請示與批復為一件；報告（如有批示應附辦理件）為一件；來文與復文為一件。
B、裝訂時，按下列要求進行排列：正文在前，原稿在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；復文在前，來文在后；重要法規(guī)性文件的歷次草稿、修改稿依次排列在定稿正本之后。
C、每件歸檔文件要標注頁碼，按頁編號，每張紙為一頁，一頁一號，空白頁也需要計頁號。頁號要用鉛筆依次標注在每頁的右上角，最后在首頁右上角畫圓圈并在圈內(nèi)標總頁數(shù)。
D、歸檔文件材料應在按年度—機構—保管期限分類的基礎上進行排列。